La campagne d'entretien professionnel des administratifs est lancée.
L’entretien
professionnel est obligatoire et concerne tous les personnels
administratifs et techniques gérés par le secrétariat général du
MIOMCTI.
Le décret du 28 juillet 2010 relatif aux conditions
générales de l'appréciation de la valeur professionnelle des
fonctionnaires de l'Etat a en partie révisé les modalités de l'entretien
professionnel et est complétée par la circulaire jointe au présent
courriel.
N.B. :
Les agents ayant changé d’affectation après
la date de référence du 31 août 2010 devront être évalués par leur
précédent supérieur hiérarchique direct.
Les entretiens
porteront sur l’évaluation des résultats de l’année civile précédente et
fixeront les objectifs de l’année civile en cours.
A titre
transitoire, l’entretien professionnel qui sera réalisé au premier
trimestre 2011 portera sur l’évaluation des résultats de l’ensemble de
l’année 2010 et sur la fixation des objectifs pour 2011.Entretien
professionnel des personnels titulaires administratifs, techniques et
spécialisés et contractuels du ministère de l’intérieur, de
l’outre-mer, des collectivités territoriales et de l’immigration au
titre de l’année civile 2010
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Fiche entretien professionnel
OBJET :
REFERENCES :
P.J. :
Entretien professionnel des
personnels titulaires administratifs, techniques et spécialisés et
contractuels du ministère de l’intérieur, de l’outre-mer, des
collectivités territoriales et de l’immigration au titre de l’année
civile 2010
- Loi n°84-16 du 11 janvier 1984 modifiée portant dis
positions statutaires relatives à la fonction publique de l’Etat,
notamment son article 55 bis ;
- Décret n°82-451 du 28 mai 1982 relatif aux commissions administratives paritaires ;
-
Décret n°2007-1365 du 17 septembre 2007 modifié portant application de
l’article 55 bis de la loi n°84-16 d u 11 janvier 1984 portant
dispositions statutaires relatives à la fonction publique d’Etat ;
-
Décret n°2010-888 du 28 juillet 2010 relatif aux co nditions générales
de l’appréciation de la valeur professionnelle des fonctionnaires de
l’Etat ;
- Arrêté du 18 février 2008 modifié relatif à l’entretien
professionnel de certains personnels du ministère de l’intérieur, de
l’outre-mer et des collectivités territoriales ;
- Arrêté du 26 juin
2008 modifié relatif à l’entretien professionnel des personnels
navigants contractuels du groupement des moyens aériens du ministère de
l’intérieur, de l’outre-mer et des collectivités territoriales ;
-
Mémento pratique sur l’entretien professionnel des personnels relevant
de la direction des ressources humaines du ministère de l’intérieur, de
l’outre-mer, des collectivités territoriales et de l’immigration.
- Dictionnaire des compétences
- Modèle de fiche d’entretien professionnel
- Fiche « Vos interlocuteurs à la DRH » 2/10
La
présente circulaire précise les modalités de l’entretien professionnel
des agents telles qu’elles résultent de l’application des dispositions
du décret du 17 septembre 2007 modifié par le décret n°2010-888 du 28
juillet 2010, de l’arrêté du 18 février 2008
modifié par l’arrêté du 17 décembre 2010 et de l’arrêté du 26 juin 2008 modifié par l’arrêté du 21 décembre 2010.
Elle
se substitue à la circulaire du 20 février 2008 relative à
l’expérimentation de l’entretien professionnel de certains personnels du
ministère de l’intérieur, de l’outremer et des collectivités
territoriales et au dispositif de formation afférent.
I – LA REALISATION DE L’ENTRETIEN PROFESSIONNEL
1.
Le calendrier
Les
entretiens professionnels se dérouleront désormais au cours du premier
trimestre. Ce calendrier, plus adapté que celui de la période estivale,
permet en outre une meilleure articulation avec la préparation des CAP
d’avancement.
Ils porteront sur l’évaluation des résultats de l’année civile précédente et fixeront les objectifs de l’année civile en cours.
A
titre transitoire, l’entretien professionnel qui sera réalisé au
premier trimestre 2011 portera sur l’évaluation des résultats de
l’ensemble de l’année 2010 et sur la fixation des objectifs pour 2011.
S’agissant des appréciations, vous veillerez à assurer une cohérence
avec celles portées dans les entretiens réalisés à l’été 2010. La
fixation des objectifs pour 2011 pourra reprendre, en les complétant en
tant que de besoin, ceux fixés à l’été 2010.
2.
La réglementation applicable
Le
décret du 17 septembre 2007 précité a été récemment modifié par le
décret du 28 juillet 2010 relatif aux conditions générales de
l’appréciation de la valeur professionnelle des fonctionnaires de
l’Etat. Les arrêtés ministériels du 18 février 2008 et du 26 juin 2008
ont été révisés en conséquence.
Les principales modifications introduites sont les suivantes :
- prolongation de l’expérimentation au titre des années civiles de référence 2010 et 2011 ;
- l’autorité hiérarchique visera désormais le compte-rendu de l’entretien professionnel avant la notification à l’agent ;
-
le recours gracieux préalable à la saisine de la CAP est remplacé par
un recours hiérarchique auprès de l’autorité hiérarchique ayant visé le
compterendu.
Le recours hiérarchique conditionne la saisine éventuelle de la CAP ;
- les délais encadrant ce recours ont été allongés.
Le
décret du 28 juillet 2010 précité pérennise par ailleurs l’exercice de
l’entretien professionnel à partir de 2012. A compter de la campagne
d’entretiens professionnels du premier trimestre 2013 portant sur
l’année civile 2012, l’autorité hiérarchique pourra également, si elle
l’estime utile, ajouter ses propres observations au moment de viser le
compte-rendu.
Le contenu de ces dispositions est présenté de manière
détaillée dans le mémento pratique qui a été actualisé et mis en ligne
sur le site intranet de la D.R.H :
http://sdp.interieur.ader.gouv.fr/index.php?option=com_content&task=view&id=81&Itemid=74
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Vous
y trouverez également la fiche d’entretien professionnel, un point sur
les évolutions et procédures d’utilisation de cette fiche, un modèle de
fiche de poste, le référentiel des emplois-type et des compétences ainsi
que le dictionnaire des compétences.
J’appelle votre attention sur
le fait que la fiche d’entretien a été modifiée. Je vous demande en
conséquence de veiller à utiliser le nouveau modèle de fiche
d’entretien.
La fiche d’entretien professionnel doit comporter
l’affectation de l’agent (et notamment sa préfecture, sa région de
gendarmerie ou son SGAP de rattachement).
Elle doit également être systématiquement accompagnée de la fiche de poste.
La
fiche d’entretien professionnel doit comporter le libellé et le code
des emplois-type correspondant aux métiers dominants exercés par
l’agent. Elle est remplie en cohérence avec la fiche de poste et en se
référant au référentiel des emplois-type et des compétences, un agent
pouvant être rattaché à un ou deux emplois-type. La fiche fait également
mention du temps de travail consacré par l’agent à chacun des
emploi-type.
Les données figurant dans la fiche d’entretien professionnel devront désormais être renseignées dans Dialogue.
La
référence aux emplois-type devra ainsi être inscrite dans une rubrique
qui sera prochainement développée dans l’application Dialogue
(emploi-type, libellé et quotité de travail sur chaque emploi-type).
3. Les catégories de personnels concernés
L’entretien
professionnel est obligatoire et concerne tous les personnels
administratifs et techniques gérés par le secrétariat général du
ministère.
Les agents ayant changé d’affectation après la date de
référence du 31 août 2010 devront être évalués par leur précédent
supérieur hiérarchique direct.
Vous aurez soin d’harmoniser les
modalités d’évaluation au sein de vos services afin que les différents
évaluateurs procèdent de la même manière pour conduire les entretiens
professionnels.
Des précisions sont apportées pour les catégories de personnels suivantes :
3.1
Les agents exerçant les fonctions de formateur interne à temps plein
Compte tenu du caractère spécifique de leurs missions, il est opportun
que la gestion administrative des personnels exerçant les fonctions de
formateur à temps plein fasse l’objet, dans le cadre statutaire actuel,
d’une procédure adaptée afin de préserver le lien avec le service auquel
ils restent administrativement rattachés tout en permettant à la
sous-direction du recrutement et de la formation (S.D.R.F.), autorité
d’emploi, d’exercer un pouvoir d’appréciation.
Aussi, l’appréciation
de la manière de servir de ces agents sera établie par la SDRF et
transmise pour notification par l’autorité de gestion.
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3.2 Les agents de la filière sociale
Les
agents de la filière sociale sont évalués par le conseiller technique
régional dont ils relèvent. Celui-ci doit cependant recueillir
formellement, avant de procéder à l’entretien d’évaluation, l’avis des
autorités responsables du personnel dont l’évalué assure le suivi
social. Les comptes-rendus d’entretien sont visés par la conseillère
technique nationale en tant qu’autorité hiérarchique de ces personnels.
Les
conseillers techniques régionaux sont quant à eux évalués par la
conseillère technique nationale, qui sollicite au préalable l’avis des
autorités responsables des personnels dont ils assurent le soutien. Par
ailleurs, elle harmonise les modalités d’évaluation mises en oeuvre par
les conseillers techniques régionaux. L’autorité hiérarchique compétente
pour viser les comptes-rendus d’entretien est le sous-directeur de
l’action sociale et de l’accompagnement des personnels.
Après leur
notification, les comptes-rendus d’entretien des assistantes sociales
devront être transmis directement par les conseillers techniques
régionaux au bureau des personnels techniques et spécialisés avec copie à
la sous-direction de l’action sociale et de l’accompagnement des
personnels.
3.3 Les agents accueillis en détachement
Conformément
au statut de la fonction publique, les agents accueillis en détachement
au sein de vos services font l’objet d’un entretien professionnel
conduit par leur supérieur hiérarchique direct, selon les règles
applicables aux agents du ministère de l’intérieur.
3.4 Les agents du
ministère de l’intérieur mis à disposition d’un service extérieur au
ministère de l’intérieur et les agents du ministère de l’intérieur
affectés dans un service extérieur dans le cadre du décret du 18 avril
2008 organisant les conditions d’exercice des fonctions, en position
d’activité, dans les administrations de l’Etat (« PNA »).
Leur
entretien est établi par le supérieur hiérarchique direct de leur
administration d’accueil, sur la base du document en vigueur au
ministère de l’intérieur. A l’issue de leur entretien, après
notification du compte-rendu, ce document est transmis par leur
administration d’accueil à la DRH du ministère de l’intérieur.
Je
vous demande de veiller tout particulièrement à ce que chaque
administration, organisme ou organisation d’accueil établisse le
compte-rendu afin que tous les agents mis à disposition puissent faire
l’objet d’une évaluation.
Ces modalités d’évaluation s’appliquent
également aux fonctionnaires affectés dans un service extérieur au
ministère par l’intermédiaire du décret du 18 avril 2008 organisant les
conditions d’exercice des fonctions, en position d’activité, dans les
administrations de l’Etat.
3.5 Les agents du ministère de l’intérieur affectés en DDI
Un
arrêté du Premier ministre relatif aux modalités d’organisation de
l’évaluation des agents de l’Etat affectés dans les directions
départementales interministérielles (DDI) définira pour ces personnels
les modalités de la campagne d’entretien. Ces agents seront évalués
selon une grille d’entretien commune à l’ensemble des personnels affectés en DDI.
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3.6 Les agents non-titulaires
Je
vous rappelle que les personnels non titulaires relevant du décret du
17 janvier 1986 modifié relatif aux dispositions applicables aux agents
non titulaires de l’Etat, les agents contractuels relevant de l’article
34 de la loi du 12 avril 2000 (« berkaniens »), les personnels navigants
contractuels du groupement des moyens aériens de la sécurité civile et
les ouvriers d’Etat doivent également faire l’objet d’un entretien
professionnel.
II – LES MODALITES DE REALISATION DE L’ENTRETIEN PROFESSIONNEL
1. Le rôle du supérieur hiérarchique direct
L’entretien
d’évaluation est réalisé par le supérieur hiérarchique direct de
l’agent, quel que soit son grade. Le supérieur hiérarchique direct est
celui qui adresse des instructions à ses subordonnés, auxquelles ceux-ci
sont tenus de se conformer. Cette règle s’oppose, sous peine de censure
du juge administratif, à ce qu’une autre autorité se substitue au
supérieur hiérarchique direct pour conduire l’entretien professionnel.
Mes
services seront particulièrement attentifs au respect de ces
dispositions. Il importe que les évaluateurs aient suivi la formation «
conduite d’entretiens professionnels ». A défaut, je vous invite à
contacter la SDRF.
2. La conduite de l’entretien professionnel
Afin
de préparer au mieux l’entretien professionnel, il convient que le
supérieur hiérarchique direct et l’agent définissent préalablement
ensemble les dominantes du poste (compétences requises, savoir-faire,
savoir-être – page 5 de l’entretien professionnel), en se basant sur le
dictionnaire de compétences. Vous pouvez procéder à la diffusion du
dictionnaire des compétences auprès des agents placés sous votre
autorité qui est disponible en ligne sur le site intranet de la D.R.H.
L’entretien
professionnel étant lié au poste occupé par l’agent, vous veillerez à
la cohérence entre l’évaluation des acquis (page 5 de l’entretien
professionnel) et les missions effectivement exercées par l’agent.
S’agissant
de l’évaluation des fonctions d’encadrement, je vous rappelle qu’elle
concerne l’ensemble des agents, quelle que soit leur catégorie, qui
encadrent du personnel.
Enfin, pour ce qui concerne la rubrique VI
intitulée « appréciations générales sur la valeur professionnelle de
l’agent », le supérieur hiérarchique direct doit expliciter dans son
appréciation littérale les motifs justifiant le choix de l’un des items
suivants parmi les quatre prévus par la fiche :
- « agent dont les résultats attendus dans l’année se situent au-delà des objectifs fixés »
- « agent dont les résultats sont partiellement conformes aux objectifs fixés »
- « agent dont les résultats sont insuffisants par rapport aux objectifs fixés »
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3. Le rôle de l’autorité hiérarchique :
L’autorité hiérarchique doit viser le compte-rendu de l’entretien professionnel.
L’autorité
hiérarchique se définit de façon générale comme étant le supérieur
hiérarchique de l’évaluateur de l’agent, soit le N+2 de l’agent évalué.
Sa fonction dépend par conséquent du positionnement de l’agent évalué
dans le service.
Dans le cadre réglementaire définit pour l’entretien
professionnel, la notion d’autorité hiérarchique est distincte de celle
de chef de service. L'autorité hiérarchique est ainsi
compétente
pour viser le compte-rendu d'entretien alors que le chef de service est
compétent pour attribuer les réductions d’ancienneté après avis de la
CAP.
Vous trouverez ci-dessous, à titre d’éclairage, différents
exemples types, susceptibles de varier en fonction de l’organisation de
la structure.
Pour les agents affectés en préfectures et en sous-préfectures :
Evalué
Evaluateur
Autorité hiérarchique
Agent Chef de section Chef de bureau
Chef de section Chef de bureau Directeur / Secrétaire
général en sous-préfecture
Chef de bureau Directeur / Secrétaire
général en sous-préfecture
Secrétaire général / Souspréfet
Directeur Secrétaire général Préfet
Secrétaire général de souspréfecture
Sous-préfet Préfet
